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Oficina Virtual

INTRODUCCIÓN

Atento a las necesidades del empresariado Argentino y consciente de las dificultades que atraviesan las distintas organizaciones, a la hora de hacer frente a sus obligaciones, la división  Administración de empresas del Estudio Varano & Asociados ha desarrollado La Oficina Virtual.

Este servicio permite a las empresas contar con la estructura administrativa que necesitan sin tener que incurrir en demasiadas complejidades. Permitiendo además conglomerar los servicios tradicionales que brinda el estudio en materia impositiva, contable, laboral, previsional y societaria.

La Oficina virtual permite reducir costos sin resignar eficiencia. Puede implementarse en cualquier etapa en la que se encuentre una empresa, desde la elaboración de un emprendimiento, dando sus primeros pasos, o cuando ya se encuentra en una etapa de crecimiento con departamentos bien definidos. Es adaptable a cualquier tipo de organización.

Este innovador desarrollo garantiza la reducción y transformación de costos fijos en variables, tanto de insumos como del personal en relación de dependencia, permitiendo a la organización centralizarse en las políticas comerciales, y  a los directivos en la toma más eficiente de las decisiones, descansando en una solida base administrativa construida a la medida de la organización y llevada adelante por especialistas comprometidos con el trabajo y con la empresa que representan.

DESARROLLO

El medio por el cual una empresa alcanza sus fines es la venta. Todas las actividades que se realizan tienden a ser para colocar ese producto o servicio que dio origen al negocio. Aunque para que estas actividades puedan llevarse a cabo con éxito,  existe otro grupo importante de actividades que tienen como finalidad, servirle de apoyatura y que van a cimentar el área comercial.

Al hablar de apoyatura y de cimientos estamos refiriendo a actividades netamente organizativas, que son de vital importancia ya que guían, dirigen, y administran  las tareas. Le dan un sentido, hacen al normal desenvolvimiento de la empresa, brindan la tranquilidad de que todo el trabajo está controlado y dirigido hacia un mismo rumbo, alineado con las políticas de la empresa. Estas actividades, mitigan el riesgo de que una eventualidad ponga en peligro la continuidad de la empresa. Permiten que se focalice la atención en la venta, en ganar mercado, hacen posible llegar a los objetivos comerciales y concretar proyectos. Esto da cuenta de la interdependencia de estos dos grandes grupos como si formaran una balanza comercial, llamada empresa, la que precisa de un equilibrio para fluir.

Es por eso que a medida que una organización crece, la estructura administrativa debe ampliarse en una magnitud tal que sea capaz de contener ese crecimiento. Por lo que se comienza a hacer más evidente la necesidad de contar con un sector especializado.

Crecimiento empresarial Vs. Aumento de costos

El crecimiento genera un aumento de la carga administrativa,  la responsabilidad directiva y empresaria en base a:

  • Aumento de Personal
  • Aumento de Sueldos y Contribuciones
  • Aumento de Ambiente para desarrollar las tareas
  • Aumento de Mobiliario, insumos, papelería
  • Aumento de Carga impositiva, gubernamental y burocrática

Como corolario de esto se deduce que, la falta de una administración adecuada y acorde a la magnitud de la empresa, pone en peligro su futuro, pero el armado de la estructura administrativa, no solo, no resulta una tarea sencilla si no se pone en manos de especialistas sino que, además, es muy costoso.

SOLUCIONES:

La  Oficina virtual le permite a la organización contar con la base administrativa necesaria, sin tener que incurrir en tantas complejidades. Simplifica el trabajo de la organización, brindándole la apoyatura administrativa que necesita para solidificar su estructura empresarial.

Las áreas tercerizadas en la Oficina Virtual permiten alivianar el trabajo que conlleva su formación dentro de la empresa,  sin perderlas de vista, si no que por el contrario, se logra el complemento necesario, acorde a los intereses de la empresa.

El trabajo es llevado adelante como si se estuviera haciendo desde la empresa, pero se ejecuta físicamente desde fuera de ella, con trato y comunicación continua como si se estuviera en un mismo espacio físico, pero con las ventajas de no estarlo.

Los siguientes cuadros resumen la composición de una organización antes y después de la Oficina Virtual:

Estructura básica de una organización

 

Tercerización en Oficina Virtual

 

Este es el esquema óptimo que necesitan las empresas hoy. Esquema en el cual la estructura organizacional pueda reducirse al mínimo necesario, abaratar costos, sin perder eficiencia, generando mayor competitividad en el mercado, reduciendo costos de estructura, generando mayores posibilidades de permanencia y crecimiento. Esquema derivado del axioma que hoy toma relevancia en el mundo de los negocios: “grandes organizaciones con pequeñas y simplificadas estructuras”.

 “Mancomunar nuestras aptitudes, potenciarlas, trabajando en las áreas en las que cada uno está mejor preparado, formando así, cimientos sólidos que permitan un crecimiento sostenible de la organización.”

Beneficios:

  • Se garantiza el armado del cimiento que necesita la empresa en cada una de las etapas en las que se encuentre
  • Se genera eficiencia y eficacia en las áreas tercerizadas al dejar el trabajo en manos de especialistas.
  • La organización no necesita encargarse de la contratación del personal y se desliga de todo tipo de responsabilidad que eso conlleva, no necesita capacitar al personal ni brindarle el espacio ni los elementos para desarrollar su trabajo.
  • La Oficina Virtual centraliza sus actividades en un espacio propio y distinto de la organización.
  • Los directivos ven simplificada la toma de decisiones ya que la información es organizada,  administrada y elevada a ellos para que simplemente, las evalúen y decidan.

Ahorros:

Contratando la Oficina Virtual, ahorra en:

  • Sueldos del personal involucrado + cargas sociales
  • Feriados pagos + vacaciones + indemnizaciones
  • Costos de sistemas de gestión y contabilidad + parametrización
  • Costos de adquisición y amortización en computadoras, impresoras y mobiliario en general.
  • Costos en la actualización del personal
  • Multas por presentaciones tardías
  • Costos de emisión de ordenes de pág., certificados de retención, etc
  • Archivado de la documentación.
  • Costos de los biblioratos, carpetas y papelería en general
  • Contratiempos en general.

A quien está dirigido:

La oficina Virtual ofrece distintos planes que se adaptan a cualquier tipo de organización, desde empresas start-up y pymes hasta empresas en marcha, sea que estas estén en pleno auge de crecimiento o en etapa de consolidación, las que pueden estar dirigidas por personas físicas (empresas unipersonales) o personas jurídicas.

ALCANCE DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS

Recepción y mesa de entrada

Servicio orientado a la atención de clientes, proveedores, reclamos, servicios de post venta, fidelización del cliente, etc. La función principal de este servicio es la captación, filtración y derivación de llamadas, información y correspondencia al sector pertinente, con el objetivo de que cada área reciba lo que le compete, evitando desviar la atención en temas que no le corresponde atender y por tanto le cuestan tiempo.

La Oficina Virtual también ofrece la administración in company de los archivos físicos de la empresa como así también digitalización de los mismos y el alquiler de espacios para almacenamiento y guarda de archivos y documentos.

La guarda consiste no sólo en alojar los documentos en un espacio físico común o exclusivo, sino también en almacenarlos de manera ordenada y segura.

Departamento de compras:

  • Diálogo constante con el directorio
  • Alineación de la estrategia empresarial con el departamento de compras
  • Compra de mercaderías e insumos
  • Negociación de los plazos de pago y entrega
  • Relación con el proveedor acorde al lineamiento empresarial
  • Coordinación de entrega de las mercaderías
  • Gestión de retiro de la mercadería
  • Organización del departamento
  • Registración de los comprobantes en el sistema operativo
  • Elaboración y actualización constante del registro de proveedores
  • Actualización de listas de precios
  • Búsqueda de presupuestos:
  • Informes periódicos a las distintas áreas

Departamento de Administración y Finanzas

El área de finanzas es la más compleja de toda la organización, ella agrupa varios sub-departamentos que se describen a continuación:

Tesorería: Pago a proveedores - Cobranzas

Pago a proveedores

  • Seguimiento y preparación de pagos
  • Análisis de modos de pago más convenientes
  • Coordinación de retiro o entrega de pago
  • Registro del pago en el sistema operativo
  • Confección de ordenes de pago y retenciones
  • Organización del área
  • Análisis y derivación al directorio acerca de políticas de mejoras en la gestión
  • Seguimiento de la deuda
  • Estado de deuda detallado con cada proveedor
  • Informes periódicos a las áreas involucradas

Cobranzas

  • Seguimiento del cobro
  • Gestión de retiro del cobro
  • Registro del cobro en el sistema operativo
  • Seguimiento y control de retenciones
  • Registración de retenciones
  • Organización del área
  • Estado de cuenta detallado de cada cliente
  • Informes periódicos a las áreas involucradas

Administración Financiera:

  • Cuentas bancarias: Análisis y conciliación
  • Cash flow semanal con consolidados mensuales
  • Elaboración de informes para la toma de decisiones
  • Elaboración de informes para los organismos gubernamentales y de control
  • Elaboración, de planes de acción y sugerencias de inversión y financiación
  • Proyecciones

Departamento de Recursos Humanos

La función principal de este departamento es alinear al personal con la estrategia de la organización. Para llevar a cabo esa función, hay que dividir el área en dos sub-departamentos: 1) Administración de recursos humanos y 2) Capacitación y desarrollo

1 - Administración de recursos humanos:  consiste en gestionar todos los trámites administrativos que comporta el personal de la empresa, englobados en ámbitos como la selección y formalización de contratos, tramitación de nóminas y seguros sociales y control de los derechos y deberes del trabajador como así también el desarrollo de herramientas y soportes para llevar el registro de información relevante del personal que harán a la organización del departamento y permitirán la asistencia a las otras áreas. Como por ejemplo la liquidación de sueldos, vacaciones, aguinaldos, incentivos, premios por cumplimientos, objetivos, bonos anuales, etc.

  • Trámites administrativos derivados de la contratación de personal
  • Armado de legajos
  • Registro de Asistencia
  • Registro de Licencias
  • Registro de Préstamos y adelantos
  • Registro de sanciones
  • Actualización de legajo y CV

2 - Capacitación y Desarrollo : El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear planes de formación y llevarlos a cabo, de estudiar el potencial del personal, de evaluar la motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar la participación y de estudiar el ausentismo y sus causas.

  • Descripción de puestos 
  • Registro de capacitaciones al personal
  • Evaluación de desempeño
  • Análisis del comportamiento de los empleados
  • Análisis de rendimiento, cumplimiento de objetivos
  • Análisis de las posibles causas de ausentismo

La tercerización de este departamento solo comprende a la única área que cuenta con recursos humanos propios de la empresa, es decir a la parte comercial. El resto de los recursos que forman parte de la prestación de servicios por parte de la Oficina Virtual, corren por cuenta de esta

Departamento de Control de Calidad

Encargada principalmente del seguimiento de los procedimientos de cada departamento, los procesos que lo componen, seguimiento yla evaluación de los mismos.

Lleva a cabo la generación de los soportes necesarios para la gestión de las distintas áreas.

Elementos básicos para sentar las bases para una futura Evaluación institucional, certificación y Acreditación (Ejemplo normas ISO).

Es un área dedicada íntegramente a la búsqueda de la eficiencia y la mejora continua de la organización.

El plan personalizado para cada organización va a mostrar real alcance de los mismos. Esta es una descripción completa de los servicios ofrecidos los que en muchos casos pueden reducirse o ampliarse según las necesidades. Todos los planes incluyen la propuesta para el resto de los servicios del estudio en materia impositiva, contable, previsional, laboral y societaria, según corresponda, a fin de maximizar el servicio.

Con el fin de facilitar el primer contacto, le proponemos coordinar una reunión para brindarle una solución integral a medida.

PREGUNTAS FRECUENTES:

Tengo una pyme, quiero organizarla pero no cuento con el personal para hacerlo por áreas como plantea el sistema, ¿cómo se hace en estos casos?

La idea de plantear un organigrama de organización básica de una empresa es poner al órgano de dirección, sea una sola persona o un grupo de ellas, al corriente  de las áreas mínimas con las que cuenta en su empresa. No significa que cada área esté formada por una persona o un grupo de ellas. Muchas organizaciones funcionan con una sola persona cumpliendo todos los roles: compras, ventas, pagos, cobranzas, campañas de marketing, administración, etc. Eso no significa que las áreas no existen, sino que existen y son llevadas a cabo por la misma persona. La idea es en parte concientizar sobre la cantidad de cosas que implica un negocio y la importancia que cada una de ellas conlleva. La Oficina Virtual identifica cada una de estas áreas, analizando sus virtudes y defectos. Puliendo estos últimos y dándole la dirección, organización y empuje adecuado para que todo funcione en armonía y el órgano directivo, tenga la tranquilidad de que su negocio se maneja profesionalmente y puede encargarse de mejorar la venta y la toma de decisiones.

Tengo a mi empresa en marcha y si bien me interesa todo el paquete me gustaría empezar por algunas áreas en particular, ¿Se puede hacer eso?

Por supuesto, hemos diseñado un plan integral abarcativo a toda la empresa, en este desarrollo se muestra gran parte de su magnitud, para que sea conocido por el público. Esto no quita la posibilidad de poder contratar el servicio por partes.

También existe la posibilidad de una implementación por etapas, trabajando primero sobre las áreas más requeridas y luego ir sumando otras para hacer más eficiente el trabajo y generar mayores beneficios.

¿Cómo sé si mi empresa necesita una Oficina Virtual y cuáles serían los beneficios reales de contar con ella?

La primer etapa del servicio comprende un relevamiento de la empresa, allí se evalúan todas las áreas y se discriminan las necesidades de cada una de ellas.

Como resultado del relevamiento usted va a obtener un análisis de su empresa, los costos de organizarla y llevarla adelante, tanto si fuera hecho por usted, como si lo hiciera la Oficina Virtual. Obteniendo no solo un análisis comparativo sino también un detalle de beneficios de una y otra opción.

De esa manera, usted estará listo para analizar y decidir qué debería llevar adelante para obtener un mejor rendimiento de su negocio y de qué manera hacerlo, es decir si por cuenta propia o a través de la Oficina Virtual.

Tengo un comercio de ropa, me interesa la propuesta ¿es aplicable a mi negocio?

Interesante pregunta. La Oficina Virtual tiene como objetivo brindar la base administrativa acorde a cada empresa, es por eso que es adaptable a cualquiera de ellas. Incluyendo un comercio, independientemente de su magnitud. Una vez realizado el relevamiento, estará listo para conocer las necesidades de su empresa y de qué manera la Oficina Virtual puede cubrirlas. A modo de ejemplo, le contamos que hemos implementado la Oficina Virtual en un centro de estética, uno de los flancos atendidos fue mediante la implementación de un correcto sistema de  agenda. Esto no solo permitió tener más organizado el sistema de turnos sino que se pudo analizar: Cuáles eran los servicios más demandados, cuál era su magnitud respecto del resto de los servicios, cuál era la variación de las ventas en el mes y si había un patrón de comportamiento definido para este caso.

Eso dio la posibilidad de desarrollar mecanismos que solventaran la caída de la venta en los períodos de baja. Por ejemplo se idearon campañas de publicidad con ofertas atractivas para ser llevadas a cabo en esas épocas del mes El éxito de las ofertas planteadas se vio optimizada porque se conocía cuáles eran los servicios más requeridos y los de menores costos. Información sumamente importante a la hora de plantear una oferta que capture clientes de forma exitosa y no genere pérdidas. Esto es como mencioné solo un ejemplo de lo que se puede hacer en una organización, sin importar a que se dedique. Cada empresa es un mundo aparte y las herramientas a aplicar y utilizar son muy variadas. Lo importante parte de saber que al llevarse a cabo por especialistas, la eficiencia está garantizada y los resultados a la vista.

 Yo ya cuento con un contador, ¿lo que ustedes ofrecen es lo mismo?

Si bien nos dedicamos a brindar servicios de ese tipo, la Oficina Virtual tiende a organizar la parte administrativa de cada empresa, y a llevarla adelante a partir de la tercerización, lo que genera gran disminución de costos. Los servicios contables pueden sumarse, aminorando aún más los costos, por el hecho de adquirir un paquete más completo, pero no es imprescindible, la Oficina Virtual puede servir de apoyo también al estudio contable que usted tiene actualmente, brindándole la información que requiere para realizar el trabajo.

¿Tengo que cambiar de estudio contable para contratar la Oficina Virtual?

No es necesario, el costo de contratar la Oficina Virtual con los servicios contables es menor si se contrata por paquete, pero no es una condición indispensable. Para más información remitase a la anterior.

¿Es más barato contratar la Oficina Virtual que un empleado?

El beneficio de la Oficina Virtual se da a partir de la tercerización de las áreas necesarias para organizar y llevar adelante la estructura administrativa de cada empresa. Esto hace que los costos que genera un empleado, (véase Crecimiento empresarial Vs. Aumento de costos), no recaigan directamente sobre la organización sino que pueda descargarlos por medio de la contratación de la Oficina Virtual. Recomendamos leer los beneficios de la Oficina Virtual para conocer más al respecto.

Tengo un comercio unipersonal, cubro todos los aspectos de mi negocio, me gustaría que alguien me ayude con el papelerío pero no cuento con el dinero para afrontar un empleado, ¿Me serviría la Oficina Virtual?

La Oficina Virtual surge a partir de la necesidad de brindarle a las organizaciones, sea cual fuere su tamaño, la estructura administrativa, es decir el apoyo administrativo que necesitan (llámese papelerío, pagos, obligaciones burocráticas, habilitaciones, inscripciones, etc.), de una manera mucho más eficiente y económica. La razón principal es que somos especialistas en el tema y eso nos habilita a brindar los servicios de calidad a un costo más barato de lo que le insumiría al dueño.

Soy del interior del país, ¿puedo contratar la Oficina Virtual?

Por supuesto, los avances tecnológicos hoy en día brindan la posibilidad de acortar las distancias permitiendo el éxito de la implementación de la Oficina Virtual en cualquier organización, en cualquier parte del mundo.

Estudio contable

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Asesoramiento integral, empresas en marcha, evaluación de proyectos de negocios y mecanismos de inversión.

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Conformación de sociedades y empresas unipersonales. Asesoramiento sobre la mejor figura a elegir acorde a las características del negocio.

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